Jak zmondayowałam zespół i dostałaM "Nobla" - a case study

W poszukiwaniu dobrej organizacji pracy.

Czy jesteś chaotyczny, czy nawet uporządkowany, praca nad skomplikowanymi, wielowątkowymi projektami bez odpowiednich narzędzi może być trudna, a nawet uniemożliwić realizację.

W prostszych projektach świetnie sprawdzało się Trello, jednak przy bardziej skomplikowanych procesach dawało pewien niedosyt. Dlatego poszukując narzędzia idealnego zaczęłam szukać narzędzia, które integruje więcej aplikacji i jest czymś więcej niż Kanbanem, więc daje możliwości.
Szczegółowe porównanie tych dwóch narzędzi znajdziecie w tym artykule: Trello Vs. monday.com 2023.
​
W czasie poszukiwań kolega z mojego zespołu wspomniał, że kiedyś słyszał o monday.com i to było to! System organizacji pracy, chmura oraz powiadomienia i wiele, wiele innych.
​

Miłość od pierwszego odpalenia

Na początku testowałam wersję premium przez dwa tygodnie, wersja bezpłatna jest raczej uboga i nie pozwoliłaby mi na zarządzanie kilkoma projektami naraz.
Narzędzia potrzebowałam do koordynowania pracy marketingowej trzech zespołów: Nowa Era angielskiego, Nowa Era niemieckiego i National Geographic Learning Polska oraz prowadzonych kampanii.

Następnie po dwóch tygodniach przeszłam na opcję korporacyjną, gdzie z łatwością przeniosłam tablice z prywatnego konta na workspace, który stworzyłam dla mojego działu.

Pracę organizuję na 8 tablicach, mam też dashboard wszystko spinający.

Moje tablice wyglądają w następujący sposób (obrazek po prawej stronie). 
​
Wykorzystując dostępne wzory (templates), oprócz zarządzania kampaniami (tablica na wzór product backlogu), z łatwością planujemy w zespole sprinty dwutygodniowe (tablica sprint backlogu) oraz koordynuję także social media i ich obsługę, a także na osobnej przestrzeni do pracy administruję współpracą z influencerami. 

---

​Kanban, Gantt, Galeria plików, Formularze, Automatyzacje
​ – co mi się sprawdza

Platforma monday.com to bogactwo automatyzacji, narzędzi, połączonych aplikacji. Po 3 miesiącach używania wciąż myślę, że nie odkryłam jeszcze nawet 75% mozliwości tego oprogramowania i raduję się na każdy dzień pracy, jak na wielką przygodę. 

Wśród moich ulubionych funkcjonalności zdecydowanie chciałabym wyróżnić: 
1. Element systemu Moja praca 

W tym elemencie pokazują się wszystkie aktywności przypisane do mnie, którym nadano datę realizacji, w podziale na: zaległe, dzisiaj, w tym tygodniu, w następnym tygodniu, później i bez daty. W ten sposób łatwiej pilnować rzeczy, które ma się do zrobienia — jest to bardzo mobilizujące. Możemy w ten sposób wyfiltrować zarówno siebie, jak i innych członków zespołu. 

2. Tablica główna
Tablica główna u mnie podzielona jest standardowo na trzy kategorie główne: Nadchodzące, Pracuję nad tym, oraz trzy dodatkowe kategorie: Czeka na lepsze czasy ;), Zagrożone fuck-upem i Przydasie. 

Zwróćcie uwagę na ostatnią grupę, w Przydasiach trzymam wszystko, co jest warte uwagi, a czego nie chcę zgubić. Trzymam tu ciekawe linki, raporty, inspiracje graficzne, wszystko to wpada następnie do Galerii plików i jest łatwo dostępne. 
Wśród cech szczególnie zasługujących na uwagę jest możliwość połączenia kilku tablic oraz LUSTRO, czyli odzwierciedlenie w moim przypadku Statusu na drugiej tablicy, co przy skomplikowanych projektach daje możliwość pracy w jednym miejscu, na kilku tablicach — mega plus! 

3. Funkcje Powiadomień i Automatyzacji

Obie funkcje, zarówno Powiadomienia, jak i Automatyzacje zasługują na uwagę. Dzięki pierwszej z nich, nic się nie przemknie niezauważone. 

Gdy ktoś mnie oznaczy w Aktualizacjach, czy odpowie w wątku, który prowadzę, czy też polubi Twoją Aktualizację, dostajesz automatyczne powiadomienie na maila oraz w aplikacji. Dostaniesz je też, jeśli ktoś wyznaczy Cię jako Właściciela zadania — to bardzo ułatwia pracę i przepływ informacji. 
​Natomiast jeśli chodzi o Automatyzacje, to funkcja, która pozwala zaoszczędzić wiele czasu. 
Automatyzacje podzielone są na Kategorie, można także skorzystać z opcji niestandardowych automatyzacji, które dopasowują się do potrzeb danych użytkowników tablicy. 

Zdecydowanie najczęściej używaną przeze mnie Automatyzacją jest zmiana statusu i przesunięcie karty do wybranej grupy, jak tu. 

4. Ostatnią funkcją Mondaya, którą bardzo chciałabym Wam polecić jest Dashboard, czyli "wszystko w jednym miejscu" z elementami rozrywki. 
Zresztą sami zobaczcie jaką radość daje, kiedy powiększa Ci się farma lam w zależności od tasków - mała rzecz, a cieszy ;)

W Dashboardzie gromadzę ciekawe linki, kalendarz, to-dosy niezwiązane z obecnymi kampaniami, moje MIRO i wszystkie pliki z galerii plików oraz osadzone profile, którymi zarządzam lub są w moim "portfelu". To bardzo pożyteczne. 

JAK DOSTAŁAM NAGRODĘ NOBLA?

Pomyślicie sobie "eeeee takie nic", niby nic, a jednak coś.
​
Jak sami wiecie, nie my jesteśmy dla narzędzia, ale narzędzie jest dla nas i ja to odnalazłam.

Już po kilku tygodniach pracy, mój zespół, z którym pracuję na co dzień, zauważył, że praca idzie lepiej, efektywniej, że jest uporządkowana, a każdy wie, co ma robić i nic się nie gubi. 
Największym jednak komplementem, docenieniem moich starań i czymś, co naprawdę uznaję za sukces, nawet bardziej niż realizację niektórych KPI-ów, są słowa, które usłyszałam w czasie RETROSPEKTYWY (spotkania, na którym dzielimy się realizacją pracy, wrażeniami, opiniami, etc.) - słowa Content Marketing Managerki, czyli osoby bardzo ważnej dla sukcesu naszego zespołu: "Uważam, że Karola powinna dostać "Nobla" za Mondaya, praca od razu wygląda inaczej". Nic już więcej nie potrzebuję, nawet premii.

No dobra... żartowałam z tą premią ;) 

Idę więc z misją dalej i monday'uję kolegów i koleżanki z innych działów, póki, co, całkiem skutecznie! #amondayminiepłaci :)